ZoPDS pro úřady

Základní informace

Zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, vstoupil v platnost již 1. 2. 2020. Vláda měla nejprve jeden rok na přípravu harmonogramu a orgány veřejné moci, pak čtyři roky na realizaci, všechny služby státní správy, pokud to jejich povaha nevylučuje, tedy mají být digitalizovány k 1. 2. 2025.

ZoPDS stanovuje, že občan má právo na digitální služby a toto právo dále konkretizuje. Zajištění práv občanů rozšiřuje požadavek na digitalizaci klíčových agend státní správy, kdy bude mnohdy docházet i k úpravám stávajících systémů. ZoPDS akceleroval inventarizaci všech služeb veřejné správy na jednotlivých resortech a jejich popisy uvedené v Registru práv a povinností. Pomohl propojit data, čímž pomáhá k odstranění duplicit a chybovosti a usnadňuje jejich další využívání. Šetří tak čas jak občanovi, tak úředníkovi.

Portál veřejné správy shromažďuje veškeré služby a jejich popisy včetně návodného postupu pro jejich vyřízení. Je tedy jakýmsi pomyslným eshopem služeb státu. ZoPDS výrazně napomáhá jednoduchostí vyřízení služeb a propojením dat. Občan si může vyhledávat požadované služby podle toho co chce řešit, třídit, filtrovat. Jsou zde popsány nejčastější životní události a postupy pro jejich související řešení. Mezi takové patří například svatba, úmrtí, zahájení podnikání nebo narození dítěte. S tím se pojí celá řada služeb státu. Služby jsou vhodně seskupeny a umožňují jednotné zadávání a uživatelsky přívětivé prostředí.

Základem ZoPDS jsou interaktivní digitální služby, které občanovi poskytnou pomoc při vyplňování, nabídnou vhodné alternativy a předvyplní známé údaje. Takový „eshop“ státní správy nabízí více než 9 000 služeb a 18 000 úkonů, které zajišťuje 14 ministerstev, 18 agentur, napříč více než 6 000 úřady.

Princip požadavků na řešení - hlavní funkce dle ZoPDS

Služby státní správy budou mít dostupný popis
Občan by měl porozumět jakou službu v rámci své životní události potřebuje vyřídit. Proto je potřeba mít všechny služby státu identifikované, publikované a dobře popsané. Jen tak si je občan bude schopen vyhledat, využít v pravý okamžik a dobře vyplnit formulář či žádost. Na Portálu veřejné správy jsou dostupné různé úrovně možnosti vyhledávání, detailně popsány služby a způsoby jejich řešení.
Zveřejnění interaktivních formulářů
ZoPDS se snaží zlepšit úroveň služeb státu tak, aby občan nebyl nucen nic stahovat, tisknout a podepisovat. To by měla zaručit interaktivita formulářů tak, aby bylo požadováno jen to, co je opravdu důležité a ostatní údaje byly ideálně předvyplněné. Lépe strukturované a vyplnitelné formuláře usnadní jejich pochopení, vyplnění a pomůže předejít chybovosti.
Přihlašování jedním standardním způsobem
Služby státu, byť seskupeny v rámci životních událostí, se mohou nacházet na různých místech. Aby se občan neztratil, mohl volně přecházet a nemusel si pamatovat desítky přístupů, přináší ZoPDS jednotný standard přihlášení. Národní identitní autorita ve správě DIA umožní identifikaci občana a jeho bezpečný přechod mezi portály.
Právo nevyplňovat údaje již vedené
Občané nemusí předkládat rozhodnutí, doklady, průkazy, osvědčení nebo poskytnout jiné údaje, pokud prokážou svoji totožnost a pokud tyto údaje jsou vedené v informačních systémech státní správy. Jestliže tyto informace v systémech státní správy nejsou, má občan právo na zápis těchto skutečností do základních registrů.
Tento bod je výsledkem dlouhodobých digitalizačních snah a zavádí princip „jen jednou“ či „obíhat mají data, nikoliv občan“. Díky napojení portálů a formulářů na registry a informační systému bude možné mnoho dat předvyplnit. Občan se tak neztratí již u základních políček, předejde se chybovosti a duplicitám. Pomůže to také pochopení opravdového principu služby, neboť hlavní políčka k vyplnění budou úzce souviset právě se službou a vyřešením požadavku, který občan ve své životní situaci má.
Ověření a potvrzení o digitálním úkonu
Autorizaci digitálního podání je důležitý krok a jedná se o ověření, kým bylo podání učiněno. Je možné provést dvěma způsoby a záleží na poskytovateli služby, který způsob si vyžádá.
- Zaslání ověřovacího kódu prostřednictvím SMS zprávy na telefonní číslo registrované u profilu v Národním bodu, případně prostřednictvím notifikace v aplikaci Mobilního klíče eGovernmentu (pokud tento prostředek připojený).
- Ověřením totožnosti přihlášením prostřednictvím identifikačního prostředku přes Identitu občana, kam bude občan přesměrován po učinění digitálního podání na portálu poskytovatele on-line služby.
Kontrola nad informacemi, které jsou o občanovi vedené
Občan má právo mít přehled o údajích, které jsou o něm vedené a o jejich změnách. Pomůže tak při kontrole, aby byly v souladu se skutečností. Odstraní se tak chybné kroky, či duplicity a předejde se jejich dalšímu šíření.
Jednotný design portálů veřejné správy
Design systém umožňuje rychlejší, levnější a kvalitnější vývoj nových webů a aplikací. Poskytuje komponenty v souladu se zákonem o přístupnosti. Pomáhá vytvářet konzistentní webové produkty ve veřejné správě. Občan tak bude vždy vědět, že se nachází na správném místě. Ulehčí mu pohyb u jednoho poskytovatele státních služeb i hladký a přehledný přechod k jinému.
Získání slevy na poplatcích
Občané jsou motivováni k využívání efektivnějšího způsobu vyřízení služby nárokem na slevu z poplatku (dle § 9 zákona č. 634/2004 Sb. o správních poplatcích). Úřad sníží poplatek o 20 %, nejvýše však o 1000 Kč, pokud je žádost nebo jiný návrh k provedení úkonu podána na elektronickém formuláři, zveřejněném podle ZoPDS. To neplatí, pokud žádost nebo jiný návrh nelze podat jinak, než na tomto elektronickém formuláři. Sleva na poplatku se vždy zaokrouhluje na celé koruny nahoru.

Digitální transformace

ZoPDS není běžný agendový zákon, jde především o transformační zákon. Zcela mění postavení občana vůči státní správě. Tento zákon se nedá vyřešit jedním informačním systémem, jeho principy se projeví ve všech agendových systémech, které komunikují s občanem.

Občanovi pomáhá předcházet zmatkům s formáty dokumentů a způsoby komunikace. Interaktivní elektronický formulář toto odbourává, občan nemusí vyplňovat údaje, které stát o něm má. Interaktivita a jednotný design zaručují přehlednost, pomáhají pochopení a předcházení chyb. Je potřeba prokázat vůli uživatele služby učinit digitální úkon a portály potvrdí přijetí digitálního úkonu. To ujistí občana o provedeném úkonu a předejde duplicitám a nadbytečným otázkám. Všechny systémy jsou povinné následně informovat o všech změnách o dané osobě do její datové schránky.

ZoPDS jasně definuje práva občanů a povinnosti úřadů vstříc výhodám pro obě strany. Jeho zavedení bude postupné, protože stovky systémů státní správy musí projít potřebnými úpravami. Důležité je, aby občané i úřady pochopili výhody a důvody těchto změn. Z hlediska implementace systémů řízení změny je klíčové:

Zapojení vedení jednotlivých úřadů a institucí: Zákon o právu na digitální službu je řešen na úrovni ministrů a Úřadu vlády.
Jasné definování cílů a důvodů změny: Zákon o právu na digitální služby jasně specifikuje, čeho se snažíme dosáhnout.
Komunikace: DIA vytvořila pracovní skupiny, cestovní mapu, koordinuje jednotlivé nadresortní aktivity a pravidelně na setkáních se zástupci úřadů vyhodnocuje stav.
Plánování a analýza rizik: Plán je nastaven, rizika průběžně zjišťována, vyhodnocována a řešena.
Školení a podpora: DIA připravila sérii webinářů a podkladů pro implementaci zákona o právu na digitální služby. Poskytuje konzultace i metodické podklady.
Monitorování a evaluace: DIA vytvořila systém sledování klíčových parametrů digitalizace na stránce zopds.dia.gov.cz.
Konkretizace: DIA komunikuje nejen s úřady, ale i s dodavatelskými firmami a dalšími zainteresovanými stranami a stále zpřesňuje implementační podklady.
Zapojení a zpětná vazba: Na úrovni Úřadu vlády probíhá komunikace s digitálními zmocněnci a na základě jejich zpětné vazby se definuje další postup.
Úspěchy: Jedním z úspěchů je, že orgány veřejné moci pochopily význam Registru práv a povinností a začaly plnit Katalog služeb klíčový pro postupnou digitalizaci státní správy. Doufejme, že brzy oslavíme i zveřejnění elektronických formulářů navázaných na Katalog služeb.

Postup zveřejňování formulářů upřesňuje i DIA v implementačním doporučení k § 4: „Splnění povinnosti zveřejnit elektronický formulář se zajistí uvedením přesného odkazu ve formátu URL do detailního popisu služby v Katalogu služeb veřejné správy.“

Role Registru zastupování (REZA)

Registr zastupování je další klíčová část digitalizace služeb. Pomůže především u právnických osob, protože k právnickým osobám, které nemohou samostatně právně jednat, je třeba vždy přiřadit konkrétní fyzickou osobu, která za ně právně jedná. V Registru zastupování se jednoduchým dotazem dozvíme, koho přihlášená osoba může zastupovat. Na základě Registru zastupování se pak předvyplní údaje o zastupujícím.

Výhody ZoPDS pro úřady

Jasná identifikace

Prevence chybovosti

Ušetření komunikace a sporů

Správnost a kvalita dat

JASNÁ IDENTIFIKACE

Jasné identifikování občana je jednou z výhod a úřad tak již nemusí tento krok provádět. Nedojde tak k duplicitním založení, které mnohdy komplikovaly orientaci a propisovaly se dále. Identita v tomto případě je jen jedna a nebude možné určité skutečnosti před úřadem skrývat či napojovat určité vlastnosti k rozdílným identitám.

PREVENCE CHYBOVOSTI

Dříve formuláře bývaly v rozdílných formátech, složitě se vyplňovaly, podepisovaly, skenovaly a odesílaly. Docházelo k nepochopení, doptávání, duplicitám, chybám, komplikacím a sporům. ZoPDS přinesl elektronické formuláře.

Ať už se používají, jaké formáty jsou třeba, občan má právo na elektronický formulář – tedy na interaktivní řešení, které po přihlášení pomocí prostředků digitální identity NIA předvyplní data, nabídne výběr z číselníků, poradí, co je třeba vyplnit, a vše zkontroluje a odešle. Dojde tak i k autorizaci a prokázání vůle tak činit, aby realita odpovídala zapsaným datům v systémech.

UŠETŘENÍ KOMUNIKACE A SPORŮ

U řady úkonů nedocházelo k potvrzení, občané byli zmateni, zda byl úkon realizován nebo ne. Někde chyběla autorizace, tedy ověření dotyčné osoby, což ubíralo právní jistoty. Občanům pak nezbývalo než volat či chodit na úřad a plýtvat vzájemným časem, aby získal potvrzení o daném úkonu.

Tuhle situaci mění ZoPDS. Naštěstí myslí na to, že při jakémkoliv digitálním úkonu má občan právo obdržet osvědčení, že patřičný úkon provedl včetně času a identifikace úřadu, na který úkon směřoval. Úřad ho musí opatřit pečetí a časovým razítkem, aby bylo prokazatelné, kdy byl digitální úkon podán. Dojde tak k ušetření komunikace se zmateným občanem a prevenci vzniku duplicit podání.

SPRÁVNOST A KVALITA DAT

Paragraf § 11 zmiňující právo na informace je vedle autorizace a osvědčení dalším klíčovým paragrafem pro kontrolu dat občanem. Může zkontrolovat skutečnost ihned po změně, aby tak nedocházelo k propisování chyby dále. Občan má právo na poskytnutí informace o změně údajů vedených o své osobě nebo svých právech a povinnostech v základních registrech nebo agendových informačních systémech neprodleně po jejich změně do datové schránky. Pokud informační systém veřejné zprávy cokoliv kdekoliv na základě čehokoliv změní, je povinen o tom informovat občana.

Koordinace a spolupráce s DIA

DIA má v zákoně jasně definovanou koordinační úlohu, kterou od svého založení vykonává. Jedním z výsledků koordinační činnosti byl akční plán. Cílem akčního plánu bylo zjistit reálný stav a nastavit kritické milníky pro splnění termínu, aby mohla být zajištěna práva občanů na digitální službu. Výsledky implementačních etap a tohoto plánu jsou k vidění v kapitole pojednávající o aktuálním stavu plnění, kde se sledují následující parametry:

Stav detailních popisů služeb,
stav elektronických interaktivních formulářů,
celkový vývoj v čase.

V průběhu etap implementace byly úřady motivovány k včasné implementaci ZoPDS, případně jim nabídnuta pomoc s nastavením dílčích kroků. Jednou z cest bylo upravení samostatných formulářů, jako dačasný krok během čekání na zřízení komplikovanějších portálů.

Dále bylo potřeba přezkoumat, aby zavádění ZoPDS probíhalo efektivně, hospodárně a účelně. Mnohdy se zlepšila informovanost, pomohly se odbourat bariéry, či zkoordinovaly se jednotlivé postupy.

Implementace

Existují různé postupy a různé požadavky na řešení:

Implementace v rámci Agendového informačního systému (AIS)
- Nejlepší řešení je přímo v rámci AIS, kdy občan pracuje v AIS prostřednictvím uživatelského rozhraní pro veřejnost.
Implementace v rámci portálu může mít různé úrovně:
- Vývoj formulářů na zakázku,
  - Každý formulář se programuje samostatně, lze dosáhnout vysoké kvality uživatelského prostředí i integrace s více AIS.
- využití SmartForms,
  - Do portálu se integruje formulářový nástroj, který umožňuje významně snížit náklady na vlastní realizaci formuláře.
- využití EasyForms.
  - Na portálu se implementuje jeden parametrický formulář, který na základě parametrů umožní vyplňovat formuláře.

Typ řešení	Investice na rozhraní	Náklady na software	Náklady na formulář
Součást AIS	Jednotky milionů		Jednotky milionů
Portálové řešení pro více AIS	Jednotky milionů
Vývoj na zakázku			Statisíce
SmartForms		Jednotky milionů	Desetitisíce
EasyForms		Statisíce	Tisíce

Z výše uvedeného vyplývá:

Pro služby, kde jsou tisíce podání měsíčně je potřeba plně digitalizované řešení v rámci AIS.
Pro služby, kde je větší množství služeb se stovkami podání měsíčně je dobré využít SmartForms.
Pro služby, kde jsou jednoduché formuláře s minimem podání měsíčně je dobré použít EasyForms.

Čeho je potřeba se vyvarovat?

Aby v rámci formulářů byly požadavky na vyplnění kontaktních údajů, přechodná bydliště, telefonní čísla pro SMS a nebo e-maily. Všechny tyto informace se vyplňují v rámci Portálu občana jednotně a není dobře držet odlišné údaje v různých systémech z důvodů aktualizace. Zatímco fyzické osoby nesmí být nuceny používat digitální služby, u právnických osob je naopak povinnost využívat ke komunikaci systém datových schránek.

Standard pro dokumenty z el. formuláře dle ZoPDS vydaný zde https://ofn.gov.cz/dokumenty-z-formulářů-ZoPDS/2024-10-04/. Nejde o otevřenou formální normu dle zákona č. 106/1999 Sb., ale používá se stejný způsob publikace

XSD Schéma a XML příklad dokumentu,
konceptuální model,
slovník,
seznam jednotlivých položek včetně významu a kardinality.

BARIÉRY IMPLEMENTACE A ŘEŠENÍ

Klíčovým prvkem čtvrté etapy je implementace řešení, tedy zveřejnit elektronické formuláře, přes které budou občané schopni službu vyřídit online. V rámci komunikace ohledně akčního plánu vyplynula celá řada dotazů týkající se mnoha problémů a bariér na straně implementace. Nicméně výhody převyšují nevýhody a s ostatními problémy je DIA schopna a ochotna pomoci.

DIA v rámci koordinace ZoPDS vytváří prostředky pro úspěšnou implementaci, šíří zkušenosti a dobrou praxi v rámci workshopů a seminářů a představuje celou strukturu implementace. Má a dále rozvíjí a vyvíjí další komplementární strukturální kostky do celého soustrojí digitalizace, čímž zjednodušuje propojení systémů.

Někdy je ale lepší a jednodušší prozatím vyřešit malé kostky (interaktivní formuláře) na úrovni úřadů (a jejich služeb) dříve, než vznikne nějaký větší interní portál či systém. S dílčími úkoly nebo s celým systémem (včetně analýz) dokáže kapacitně pomoci kompetenční centrum DIA.

ZoPDS pro samosprávu v zákonných souvislostech

Samospráva má v rámci Zákona o právu na digitální službu speciální postavení definované v § 14. Přechodná a závěrečná ustanovení

(3) Územní samosprávný celek při výkonu samostatné působnosti má právo, nikoli povinnost poskytovat digitální služby podle tohoto zákona.

Tudíž samospráva může využít výhody ZoPDS, například možnost předvyplnění dat na základě ztotožnění pomocí NIA nebo na základě souhlasu s využitím údajů, ale nemá povinnost nabízet digitální služby v samostatné působnosti.

V přenesené působnosti pak musí digitální služby řešit ohlašovatel agendy, což je většinou příslušný ústřední správní úřad dle zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech.

Registrace agendy

§ 53 (1) Ústřední správní úřad ohlásí agendu ve své působnosti Agentuře.
§ 54 (1) Ohlášení agendy podle § 53 obsahuje
- e) formuláře v elektronické podobě pro podání a jiné úkony, nevylučuje-li jiný právní předpis stanovící náležitosti výkonu agendy použití formulářů v elektronické nebo listinné podobě nebo nepožaduje-li jiný právní předpis stanovící náležitosti výkonu agendy použití zvláštního formuláře, který není možno bez omezení tisknout, zpřístupnit či distribuovat, anebo není-li použití formulářů v elektronické nebo listinné podobě s ohledem na povahu úkonu v agendě účelné; formuláře se předloží ve formátu, vlastnostech a struktuře, kterou Agentura zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Digitalizaci úkonů zajišťují ohlašovatelé agend nebo jimi pověřené organizace.

Úkony jsou na Orgán veřejné moci (OVM) přenesené působnosti realizovány:

Pomocí příslušného AIS, který umožňuje zpracování podání v rámci centrálního systému
Pomocí integrovaného rozhraní AIS, který umožňuje integraci s decentralizovanými AIS
Pomocí datových schránek, pokud je občan zároveň uživatelem datových schránek
- § Datovou schránku bohužel nemá každý a fyzické osoby nesmí být nuceny si zřídit datovou schránku, ale přitom mají právo na digitální službu (uživatelů datových schránek je méně nežli třetina uživatelů NIA)
Pomocí běžné datové schránky, kdy portál využije schránku na žádost a pomocí ní odešle podání na příslušný OVM
- § Doručení pomocí datové schránky Portálu

PŘÍPADY VYUŽITÍ

Občan, který nemá datovou schránku, vystaví podání/žádost na portálu ohlašovatele, a to je nutné doručit na OVM v přenesené působnosti
Občan, který má plnou moc k zastupování právnické osoby, ale nemá přístup do její datové schránky, potřebuje poslat v zastoupení žádost nebo podání na příslušné OVM

DORUČENÍ POMOCÍ DATOVÉ SCHRÁNKY

Podání je možné doručit z portálu OVM pomocí datové schránky portálu (schránka na žádost) do datové schránky úřadu na základě RPP - AIS působnostní. Podání musí být autorizováno, respektive musí být splněna fikce podpisu dle § 8, Zákona 365/2000 Sb. Obsah datové zprávy by měl obsahovat kód a název služby a zmocnění dle zákona 12/2020 aby bylo možné podání při příjmu datové zprávy automaticky směrovat k vyřízení

DORUČENÍ POMOCÍ DATOVÉ SCHRÁNKY PORTÁLU (STANOVISKO MVČR)

Obecně je přípustné, aby bylo podání učiněno z datové schránky, která patří jiné osobě než podateli. Předpokladem pro takový postup je, aby bylo podání elektronicky podepsané osobou, která činí toto podání. Přikláníme se přitom k názoru, že i pro tyto účely může být podpis nahrazen fikcí podpisu podle § 8 zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy.

Předpokladem pro akceptování fikce podpisu podatele na dokumentu doručovaném prostřednictvím cizí datové schránky pak je, aby správní orgán, který takový dokument obdrží, mohl ověřit, že fikce podpisu v rámci informačního systému veřejné správy nastala a že se jednalo o fikci podpisu osoby, která podání činí (nehledě na to, ze které datové schránky bude nakonec podání příslušnému správnímu orgánu dodáno). Je otázka, zda si z údajů, které se o doručeném dokumentu zaznamenávají podle právních předpisů upravujících výkon spisové služby bude moci učinit osoba, která bude podání vyřizovat, (zpracovatel) závěr o tom, že podání bylo učiněno prostřednictvím informačního systému veřejné správy podle § 4 odst. 1 písm. d) zákona č. 12/2020 Sb., a je tedy na něj třeba s ohledem na fikci podpisu podle § 8 zákona č. 365/2000 Sb. pohlížet jako na podepsané.

Bude-li podání zapečetěno kvalifikovanou elektronickou pečetí a opatřeno kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem provozovatele portálu, pak by poučený zpracovatel mohl na základě informace o tom, že dokument byl doručen prostřednictvím datové schránky a zaznamenaných údajů podle § 4 odst. 7 písm. e) až h) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, podání vyhodnotit jako učiněné prostřednictvím informačního systému veřejné správy podle § 4 odst. 1 písm. d) zákona č. 12/2020 Sb., a tedy podepsané.

DORUČENÍ POMOCÍ DATOVÉ SCHRÁNKY PORTÁLU

Z hlediska správního řádu pak může být matoucí, že podatel bude činit podání prostřednictvím informačního systému veřejné správy podle § 4 odst. 1 písm. d) zákona č. 12/2020 Sb., avšak správní orgán obdrží podání prostřednictvím datové schránky, při určení okamžiku učinění podání, který by se měl odvíjet od toho, kdy osoba v rámci portálu stvrdí svou vůli podání učinit, nikoliv od okamžiku, kdy bude správnímu orgánu odeslána nebo jím bude přijata datová zpráva. V daném případě je tak na místě důsledně odlišovat způsob podání od následného procesu předávání informací v rámci veřejné správy.

Z našeho pohledu je naproti tomu vcelku nerozhodné, zda bude zákonem stanoven nový typ datové schránky, který́ by sloužil primárně jako komunikační kanál mezi informačními systémy veřejné správy.

Doporučujeme však zabývat se případnými důsledky, pokud bude dokument dodán do nesprávné datové schránky. Máme za to, že v tomto případě by důsledky neměly jít k tíži podatele.

UPLATNĚNÍ FIKCE PODPISU

Pokud jde o uplatnění fikce podpisu, DIA souhlasí s názorem odboru archivní správy a spisové služby. Lze přiměřeně odkázat na stanovisko pléna Nejvyššího soudu ze dne 5. 1. 2017, sp. zn. Plsn 1/2015, v němž Nejvyšší soud uvedl: „Bylo-li podání v elektronické podobě opatřeno uznávaným elektronickým podpisem ve smyslu § 6 odst. 1, 2 zák. č. 297/2016 Sb. (dříve podle § 11 odst. 1, 3 zák. č. 227/2000 Sb., ve znění účinném do 18. 9. 2016), nepoužije se tzv. fikce podpisu podle § 18 odst. 2 zák. č. 300/2008 Sb., ve znění pozdějších předpisů, i když bylo učiněno prostřednictvím datové schránky.“ a „Nepovažuje-li se z určitých důvodů elektronický dokument v podobě datové zprávy za podepsaný úkon ve smyslu § 18 odst. 2 zák. č. 300/2008 Sb., ve znění pozdějších předpisů (např. byl-li odeslán z cizí datové schránky), musí být - z hlediska požadavků ustanovení § 42 odst. 3 o. s. ř. a § 59 odst. 1 tr. ř. - opatřen uznávaným elektronickým podpisem (§ 6 odst. 1, 2 zák. č. 297/2016 Sb., dříve § 11 odst. 1, 3 zák. č. 227/2000 Sb., ve znění účinném do 18. 9. 2016) jednající fyzické osoby elektronický dokument v podobě datové zprávy obsahující podání.“ Obdobně lze nahlížet na situaci, kdy se jedná o podání, u něhož nastala fikce podpisu ve smyslu § 8 zákona č. 365/2000 Sb. a dokument bude zapečetěn kvalifikovanou elektronickou pečetí a opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Pokud je takový dokument následně doručován prostřednictvím datové schránky, neměla by se již uplatnit fikce podpisu podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.

Pomoc kompetenčních center

Kompetenční centra soustředí experty na vybrané oblasti. Je to místo, kde se řeší složité problémy, připravují se nové postupy a agendy, testují se a rozvíjejí se navrhovaná řešení. Zároveň navazují na zahraniční zkušenosti a hledají možnosti jejich aplikace v místních podmínkách. Jedná se o útvary, které mají sdílet zkušenosti i osvědčené postupy a pomáhat ostatním resortům. Kompetenční centra nefungují v rámci DIA samostatně, ale úzce spolupracují s existujícími týmy, odděleními a odbory.

S čím přesně by úřadům mohly kompetenční centra pomoci, je k nalezení zde: https://www.dia.gov.cz/co-delame/kompetencni-centra/

Technické specifikace pro dodavatele

STANDARD PRO DOKUMENTY Z EL. FORMULÁŘE DLE ZOPDS VYDANÝ ZDE:

Odkaz: https://ofn.gov.cz/dokumenty-z-formulářů-ZoPDS/2024-10-04/

PRAVIDLA PRO OSVĚDČENÍ ZVEŘEJNĚNA V NÁRODNÍ ARCHITEKTUŘE EGOVERNMENTU

Schválené Radou vlády pro informační společnost

Odkaz: https://ofn.gov.cz/osv%C4%9Bd%C4%8Den%C3%AD-digit%C3%A1ln%C3%ADho-%C3%BAkonu/2024-10-17/.

Odpovědi na nejčastější dotazy - úřady

Co je principem ZoPDS?

Principem ZoPDS je občanovi zpřístupnit využití služby interaktivním elektronickým způsobem, což občanovi i úřadu přináší mnoho výhod.

Jaké výhody přináší ZoPDS pro úřad?

Úředník si ušetří čas nutný pro komunikaci s občanem, který mnohdy neví kde se nachází, nerozumí políčkům, nezná formáty či způsoby podání a jiné případy nastalé díky nesrozumitelnému způsobu vyřízení žádosti. Úřad zefektivní procesy díky čistějším datům, které půjdou dále využívat. Úřad ušetří náklady za vyřizování nesrovnalostí a sporů s občany. Úředník se zaměří na podstatné náležitosti vyřízení služby, což dodává práci smysluplnost. Úřad bude moderním článkem státní správy, kde budou obíhat data a nikoliv občan, data budou vkládána jen jednou s umožnění digitální cesty.

Jaká práva a výhody ZoPDS přináší občanovi?

Je nutné zveřejnit popisu v Katalogu služeb. Občané mají právo na použití NIA a tedy na elektronickou identifikaci a autentizaci. Díky jinému přináší ZoPDS i právo na využití Registru zastupování, kdy REZA je součástí základního registru a OVM nemá právo žádat o údaje dostupné ze základního registru. Občan má právo na zveřejněný elektronický formulář, který se po přihlášení pomocí NIA, zajistí předvyplnění údajů. Omezení právní nejistoty přináší právo na autorizaci a zpětné prokázání projevu vůle uživatele služby učinit digitální úkon a právo na osvědčení digitálního úkonu. Občan má dále právo na využití údajů, právo na prokázání právních skutečností a právo na informace v souvislosti s poskytováním digitálních služeb. Jednotnost prostředí zajišťuje občanovi Design systém. Jako motivace občanovi je v případě využití elektronických služeb k dispozici sleva na poplatku ve výši 20 %.

Nevím si se ZoPDS rady. Může mi někdo pomoci?

DIA jakožto koordinátor nabízí pomoc. K dispozici je celá řada workshopů, školení, instruktážních videí a návodných příkladů a postupů. Pomoci lze i individuálně či cíleně v rámci řešení určité potřeby během digitalizace. K tomu jsou k dispozici kompetenční centra DIA.

Jaký je rozdíl mezi interaktivním a statickým formulářem?

Opakem "interaktivního formuláře" v kontextu IT a web designu je "statický formulář". Zatímco interaktivní formuláře umožňují uživatelům dynamickou interakci, jako je ověření dat v reálném čase, přizpůsobené otázky založené na předchozích odpovědích, nebo okamžitou zpětnou vazbu, statické formuláře jsou omezené a neumožňují takovou úroveň interakce.

Statický formulář má neměnný obsah, obsahuje pevně stanovené pole a strukturu, která se nezmění bez ohledu na vstup uživatele. Statické formuláře obvykle neposkytují okamžitou validaci vstupů, což znamená, že všechny chyby nebo nedostatky ve vstupu jsou identifikovány až po odeslání formuláře. Nabízí méně plynulé a adaptivní uživatelské rozhraní v porovnání s interaktivními formuláři.

Jaké jsou minimální požadavky na formulář?

Za digitalizovanou službu považujeme i tzv. zjednodušené (obecné) formuláře. Tyto formuláře jsou schopné identifikovat uživatele, (pomocí REZA to lze řešit i pro právnické osoby), umí předvyplnit údaje o uživateli z NIA a ztotožnit ho, doplnit kód agendy, služby a úkonu. Další informace už mohou být volným textem a formou příloh. Tato základní digitalizace umožní automatizovat dokument alespoň na vstupu a nasměrovat ho k vyřízení.

Jaké jsou minimální požadavky na samoobslužné portály?

Oproti existujícím interaktivním kanálům se budují nové moderní kanály, které mají implementované všechny nové funkce jako je NIA, Registr zastupování, Autorizace, Osvědčení, předvyplnění údajů ale obsahují pouze základní informace

Umí ztotožnit klienta, předvyplnit metadata ohledně agendy, služby, datumu zpracování ale vlastní žádost je zjednodušena na volný text v rámci kterého je uvedena informace o podání.

Tímto způsobem lze velmi rychle vyrábět služby pro jednotlivé formuláře, které zatím nemají funkční agendový informační systém

Jaké je ideální řešení dle ZoPDS a jaké jsou jeho požadavky?

Ideálním řešením je Agendový informační systém, který přímo komunikuje s občanem. Základní požadavky na AIS jsou:

Realizované služby musí být uvedeny v Katalogu služeb
Přihlášení pomocí NIA (§ 12)
Předvyplněný formulář (§ 4), Právo na využití údajů (§ 6), Právo na prokázání právních skutečností (§ 9)
Autorizace úkonu (§ 4, odst. 1 d, Zákon 365/2000 odst. 8 Účinky podpisu)
Osvědčení o digitálním úkonu § 5
Design Systém, (responzivita) § 13
Zajištění práva na informace § 11
Nepodnikající fyzické osoby nemohou být nuceny využívat digitální služby nebo činit digitální úkony podle tohoto zákona (§ 14)

Co se míní zpětným prokázáním vůle?

Zpětné prokázání projevu vůle uživatele služby učinit digitální úkon znamená, že je možné dodatečně prokázat, že uživatel služby skutečně chtěl a vědomě provedl nějakou akci nebo úkon v digitálním prostředí. To může zahrnovat potvrzení nebo ověření, že uživatel souhlasil s podmínkami služby, uskutečnil nějaký nákup, nebo provedl jiný digitální úkon.

Systém musí umožnit osobě, která úkon činí, autorizovat tento úkon. To znamená, že osoba musí mít možnost dát jasný a jednoznačný souhlas s provedením úkonu. Je to minimálně sporné u tlačítka „podepsat“, „odeslat“, „podat“, protože uživatel u obdobných systémů elektronického bankovnictví oprávněně očekává, že dostane shrnutí dokumentu a teprve pak ještě odpovídající způsob ověření autorizace.

Je zveřejňování elektronických formulářů pro OVM povinné?

§ 4 odst. 3 ZoPDS: „Orgány veřejné moci zveřejňují prostřednictvím Agentury elektronické formuláře“. Zákon zde ukládá povinnost OVM zveřejňovat prostřednictvím DIA elektronické formuláře.

Jakou roli má Registr zastupování v ZoPDS?

Registr zastupování sice není přímo v ZoPDS uveden, ale plyne z § 6 a § 8, tedy práva na předvyplnění údajů a práva na prokázání právních skutečností. Formulář by se měl být schopen zeptat na základě NIA koho může přihlášená osoba zastupovat a následně předvyplnit údaje zastupovaného ze základních registrů v jehož jménu bude podání realizováno.